Vierasmäärä
Arvioitu osallistujamäärä ja kysyntähuiput vaikuttavat käytännön menuun, tuotantosuunnitelmaan ja palvelupisteiden määrään.
Tapahtumatarjoilu
Kutsu Retroo tapahtumaasi.
Varaa yksi tai useampi Retroon ruokavaunu tai catering-piste yritystilaisuuteen, festivaalille, yksityisjuhlaan, messuille tai pop up -tapahtumaan. Rakennamme käytännöllisen palvelusuunnitelman yleisön, paikan ja aikataulun mukaan.
Missä voimme palvella
Liikkuvaa ruokapalvelua erilaisiin tapahtumiin.
- Yritystilaisuudet
- Festivaalit ja yleisötapahtumat
- Yksityisjuhlat
- Markkinat, messut ja pop up -tapahtumat
Kapasiteetin suunnittelu
Oikea toteutus alkaa toimintaolosuhteista.
Emme lupaa kiinteää vieraskapasiteettia ennen tapahtumatietojen tarkistamista. Seuraavat tekijät määrittävät sopivan toteutuksen ja saavutettavan palveluvirran.
Tapahtumapaikka ja kulkuyhteydet
Ajoreitin, paikan mittojen, alustan, toiminta-alueen ja turvallisten asiakasvirtojen on sovittava valittuun toteutukseen.
Tarjoiluaika
Tarjoilun alkamis- ja päättymisaika sekä mahdolliset ruuhkahuiput auttavat arvioimaan toteuttamiskelpoisen kapasiteetin ja henkilöstötarpeen.
Sähkö ja vesi
Liitännät, sähkökapasiteetti, etäisyys myyntipaikalle sekä talousvesi- ja jätevesijärjestelyt tarkistetaan ennen vahvistusta.
Kaluston saatavuus
Lopullinen vaunujen tai pisteiden määrä ja brändiyhdistelmä riippuvat toivotun päivän kalusto- ja henkilöstötilanteesta.
Varausprosessi
Tarjouspyynnöstä tapahtumapäivään.
- 01
Lähetä tapahtuman perustiedot
Ilmoita päivä, kaupunki, tapahtumapaikka, vierasmäärä, tarjoiluaika, menutoiveet ja alustavat tiedot infrastruktuurista.
- 02
Toteutettavuuden ja paikan arviointi
Arvioimme kulkuyhteydet, myyntipaikan, sähkön, veden, palvelukapasiteetin ja kaluston saatavuuden. Tarvittaessa pyydämme aluesuunnitelman tai sovimme kohdekäynnin.
- 03
Tarjous ja vastuunjako
Kirjallisessa tarjouksessa määritellään konsepti, yksiköt, menu, arvioitu palvelukapasiteetti, henkilöstö, aikataulu, kaupalliset ehdot ja osapuolten vastuut.
- 04
Vahvistus ja toteutus
Varaus vahvistuu vasta sovittujen kirjallisten ehtojen mukaisesti. Sen jälkeen koordinoimme järjestäjän kanssa saapumisen, pystytyksen, tarjoilun ja poistumisen.
Tarjouksessa määriteltävä sisältö
Tiedä tarkasti, mitä varaus sisältää.
- Sovittu ruokavaunujen tai catering-pisteiden määrä ja konsepti
- Menu, annossuunnitelma, tarjoilutapa ja arvioitu palvelukapasiteetti
- Toimeksiantoon sisältyvä henkilöstö, laitteisto ja toiminta-aika
- Saapumiseen, pystytykseen, tarjoiluun ja poistumiseen liittyvät vastuut
- Matka-, maksu-, muutos-, peruutus- ja mahdolliset ylityöehdot
Järjestäjältä tarvittavat tiedot
Mitä tarvitsemme palvelun suunnitteluun.
- Vahvistettu paikan yhteyshenkilö, kulkuajat sekä myyntipaikka- ja pysäköintiohjeet
- Realistinen vierasarvio, tapahtuman yleisöajat ja odotetut ruuhkahuiput
- Sähköliitännän tyyppi ja kapasiteetti, vesipiste ja jätevesisuunnitelma
- Paikan säännöt paloturvallisuudesta, jätteistä, toimituksista, melusta ja brändäyksestä
- Tiedossa olevat erityisruokavaliot, allergeenit ja tapahtuman viestintätarpeet
Turvallisuus ja alueyhteistyö
Vastuut tarkistetaan ennen vahvistusta.
Suunnittelemme sovitun menun elintarvikekäsittelyn ja allergeeniviestinnän sekä koordinoimme toiminnan järjestäjän kanssa. Järjestäjä vastaa tapahtuma- ja tapahtumapaikkatason luvista, kulkuyhteyksistä ja alueinfrastruktuurista, ellei kirjallisessa tarjouksessa nimenomaisesti sovita tehtävästä toisin.
Viranomaiset tai tapahtumapaikan haltija voivat asettaa tapahtumakohtaisia vaatimuksia. Yhteydenotto tai varauspyyntö ei takaa lupien hyväksyntää, tiettyä yksikköä, menua tai kapasiteettia. Ne vahvistetaan vasta tarvittavien tarkistusten ja kirjallisen sopimisen jälkeen.
Pyydä tarjous
Kerro, mitä olet suunnittelemassa.
Hinnoittelu perustuu tarjoukseen, koska tapahtumamuoto, matka, menu, palvelun kesto, henkilöstö, infrastruktuuri ja yksikkömäärä vaihtelevat. Lähetä alustavat tiedot, niin arvioimme sopivan toteutuksen.
info@retroocompany.com